Pflichtangaben auf Rechnungen: Was muss 2026 auf jeder Rechnung stehen?
Welche Angaben muss eine ordnungsgemäße Rechnung in Deutschland enthalten? Kurz gesagt: mindestens zehn Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG — und seit Januar 2025 gelten zusätzlich neue Anforderungen an das Format, denn die E-Rechnung ist für den Empfang im B2B-Bereich bereits Pflicht. Eine unvollständige Rechnung gefährdet den Vorsteuerabzug des Empfängers und kann bei einer Betriebsprüfung zu Nachzahlungen führen. Dieser Artikel listet alle Pflichtangaben auf, erklärt die häufigsten Fehler und zeigt, welche Fristen bis 2028 gelten.
Die Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG
Das Umsatzsteuergesetz schreibt für jede Rechnung über umsatzsteuerpflichtige Leistungen ab 250 € brutto folgende Angaben vor. Die Details werden durch den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) und die Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) ergänzt.
| Nr. | Pflichtangabe | Hinweis |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Handelsregistername bei Gesellschaften. |
| 2 | Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Muss mit der tatsächlichen Geschäftsanschrift übereinstimmen. |
| 3 | Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers | Wahlrecht zwischen beiden; bei innergemeinschaftlichen Leistungen ist die USt-IdNr. zwingend. |
| 4 | Ausstellungsdatum | Tag der Rechnungserstellung. |
| 5 | Fortlaufende Rechnungsnummer | Einmalig vergeben, lückenlos nachvollziehbar. |
| 6 | Menge und Art der Lieferung oder Leistung | Handelsübliche Bezeichnung, ausreichend detailliert. |
| 7 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Oder Leistungszeitraum; bei Übereinstimmung mit dem Rechnungsdatum genügt ein Hinweis. |
| 8 | Entgelt (Nettobetrag), aufgeteilt nach Steuersätzen | Getrennt nach 19 %, 7 % und steuerfreien Beträgen. |
| 9 | Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag | Oder Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. §4 UStG). |
| 10 | Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen | Skonto, Rabatte — sofern nicht bereits im Preis berücksichtigt. |
Sonderfälle
Kleinunternehmer (§19 UStG): Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und muss den Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß §19 UStG” oder eine vergleichbare Formulierung aufnehmen. Wird dennoch Umsatzsteuer ausgewiesen, schuldet der Aussteller diese dem Finanzamt nach §14c UStG, ohne sie vom Kunden einfordern zu können. Steuernummer oder USt-IdNr. sind trotzdem anzugeben.
GmbH, UG, AG: Kapitalgesellschaften müssen zusätzlich Handelsregisternummer, Registergericht, Geschäftsführer und Gesellschaftssitz angeben — Pflichten aus dem HGB und GmbHG, die häufig bei kleinen GmbHs fehlen.
Innergemeinschaftliche Leistungen: Bei grenzüberschreitenden B2B-Leistungen innerhalb der EU gilt das Reverse-Charge-Verfahren. Die Rechnung muss dann die USt-IdNr. beider Parteien enthalten und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” tragen.
3 häufige Fehler bei der Rechnungsstellung
Fehlende oder falsche Leistungsbeschreibung. „Beratung” oder „Dienstleistungen laut Vertrag” reicht dem Finanzamt nicht. Die Art der Leistung muss so beschrieben sein, dass ein Dritter nachvollziehen kann, was erbracht wurde. Ist die Beschreibung zu vage, wird der Vorsteuerabzug beim Empfänger versagt — was diesen veranlassen kann, die Zahlung zurückzuhalten, bis eine korrigierte Rechnung vorliegt.
Verwechslung von Rechnungsdatum und Leistungsdatum. Beide Angaben sind Pflicht. Wenn der Leistungszeitpunkt mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, reicht der Zusatz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum” — aber er muss auf der Rechnung stehen. Ohne diese Angabe ist die Rechnung formal unvollständig.
USt-Ausweis durch Kleinunternehmer. Ein Kleinunternehmer, der auf seiner Rechnung 19 % Umsatzsteuer ausweist, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt gemäß §14c UStG — selbst wenn es ein Versehen war. Gleichzeitig darf der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen. Die Korrektur erfordert eine Rechnungsberichtigung und gegebenenfalls eine Rückzahlung.
E-Rechnung: Übergangsfristen bis 2028
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen im Format EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X) empfangen können — ohne Übergangsfrist, unabhängig von der Unternehmensgröße. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsregelungen nach §27 Abs. 38 UStG.
Bis 31. Dezember 2026: Für B2B-Umsätze dürfen Rechnungsaussteller weiterhin Papierrechnungen versenden. Andere elektronische Formate wie einfache PDF-Dateien sind nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Bis 31. Dezember 2027: Die verlängerte Frist gilt nur noch für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz (2026) höchstens 800.000 € betrug. Alle anderen müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen.
Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen ohne Ausnahme. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung befreit, müssen aber weiterhin E-Rechnungen empfangen können.
Ein einfaches PDF per E-Mail gilt nach neuer Definition nicht als E-Rechnung. Akzeptierte Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz), sofern sie der Norm EN 16931 entsprechen.
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